Contracte

Pagina permite configurarea tipurilor de contracte, care vor ajuta la configurarea contractelor individuale, ținând cont de particularitățile acestora.

Semnificația coloanelor și modul de operare:

• Denumire - se completează un nume generic al tipului de contract (ex. “Abonament lunar 15”, “Abonament energie”, “Abonament utilități”, “Rate magazin”, etc.).
• Recurenta - indică intervalul la care se vor genera facturile sau dacă facturarea se realizează în functie de index.
• Moneda - există posibilitatea de a predefini generarea facturilor în lei sau în valută (raportand prețul la cursul introdus anterior în momentul generării ratelor).
• Durata - poate fi fixă, sau nelimitată.
• Penalizări %/zi - procentul de penalizare pe zi, pentru neplata la termen.
• Zile scad. - numărul de zile acordat ca termen de plată de la data emiterii facturii/scadenței ratei.
• Cont credit - contul de venituri în care se va înregistra valoarea sumelor facturate lunar conform contractului (de regulă acestea vor fi conturi din grupa 70).
• Cont penalizări - contul de venituri în care se vor înregistra penalitățile pentru neplata în termen (acesta poate fi 7581 sau un analitic al acestuia).
• Cont avans - contul în care se va înregistra avansul primit de la client (419 sau un analitic al acestuia).
• Explicație rata pt.factura - opțional, se pot completa informații suplimentare.
• Activitate - coloană vizibilă doar dacă ați definit anterior activități/centre de profit în ecranul Grupe.
• UM - unitatea de măsură.
• Pret unitar - această câmp va fi vizibil doar pentru contractele cu recurența lunara cu index și permite definirea preţului pe unitatea de masură.

Pagina în care se vor introduce toate datele despre contractele încheiate cu clienţii.

Semnificația coloanelor și modul de operare:

• Tipul contractului - se va alege tipul definit anterior în pagina "Tipuri de contracte".
• Moneda - se va completa automat, în funcție de setările efectuate pentru tipul de contract ales.
• Client - se va selecta clientul cu care a fost încheiat contractul.
• Avans - se introduce pentru a genera o factură separată cu valoarea acestuia.
• Valoare - valoarea totală a contractului.
• Nr. de rate și valoarea ratei lunare - determină modul de generare al facturilor lunare/semestriale/anuale , informațiile nu sunt relevante pentru contractele cu index lunar.
• Data început - data de început pentru generarea primei rate. În aceeași dată, în funcție de numarul ratelor și intervalul definit, se vor genera și celelalte rate.
• Închis -  întrerupe generarea facturilor pentru ratele rămase de facturat.
• Informatii suplimentare - Informatii suplimentare referitoare la contract. Acestea vor figura în factura generată.

După salvarea datelor, în tabelul "Rate", din partea de jos a ecranului,  vor fi încărcate automat pozițiile aferente ratelor pentru facturile de emis.

În urma configurării unui contract, la salvarea datelor, programul generează în mod automat în partea inferioara a ecranului, in rubrica numită "Rate" lista ratelor în baza cărora se vor întocmi facturile.

În tab-ul "Conținut factură (opțional)" poate fi configurat manual conținutul facturilor, adăugând una sau mai multe poziții ce vor fi preluate automat în facturile emise.

Observație:

• Pentru contractele configurate cu index lunar, în aceasta fereastră vor fi afișate și informațiile cu privire la indexul lunar și consum, informații ce vor fi preluate automat din ecranul care permite generarea facturilor. Astfel, în tabelul aferent ratelor veți avea o evidența completă și ușor de urmărit a ratelor facturate pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractelor.

În această pagină va fi încărcată automat lista facturilor de generat pe fiecare lună.

Pentru contractele cu index lunar, vor fi afișate 3 coloane suplimentare "Index precedent", "Index curent" și "Consum" care permit calculul consumului pentru luna curentă. Valoarea facturii va fi dată de consumul înmulțit cu prețul unitar definit la nivelul tipului de contract. Toate aceste informații vor fi preluate în factura generată.

Inainte de generarea facturilor, puteți modifica data sau scadența pentru fiecare document ce urmează a fi emis, atât manual, cât și automat pentru toate ratele cu ajutorul opțiunii "Modifică data facturilor".

Pentru generarea facturilor este necesar să bifați opțiunea "Preluat" în dreptul ratelor dorite și să accesați la sfârșit butonul "Generare facturi".

După generare, acest ecran permite urmărirea atât a facturilor deja generate ce vor avea completată rubrica "Numar factura", cât și a celor rămase de generat, pentru care va lipsi numărul de factură. La o revenire în ecran, veți putea bifa opțiunea "Preluat" pentru rate care nu au fost înca facturate astfel încât la apăsarea opțiunii "Generare facturi" să poată fi generate facturile aferente.

Programul permite generarea facturilor pentru luna curentă și lunile anterioare (la selectarea lunii dorite), astfel încat dacă doriți să verificați facturile de generat pentru o luna viitoare, ratele aferente acestora nu vor fi afișate în ecranul “Generare facturi”.  În aceasta situație facturile vor putea fi generate doar atunci când data curentă va corespunde cel puțin cu data de generare prestabilită pentru luna respectivă.

Bifarea opțiunii "Modifică data facturilor", va permite introducerea datei dorite pentru emiterea facturilor, aceasta fiind peluată automat pentru toate pozițiile din tabel ce nu au generată factura.

Observații:

• Pentru contractele în valută se completează cursul de referinţă, facturile fiind generate în lei.
• Pentru contractele închise nu se mai generează facturi.
• Pentru ratele care au deja facturi înregistrate (este completat numărul de factură) nu se mai fac modificări. Facturile generate pot fi vizualizate la poziționarea cursorului pe rată si apăsarea opțiunii “Vizualizare document”, disponibilă în partea superioară a ecranului
• În situația în care, în ecranul curent nu regăsiți rata aferentă unui contract, deși considerati ca ar trebui sa apară aici, verificați recurența și durata ratelor predefinite în ecranul de configurare a tipurilor de contract, apoi data de început a valabilității contractului, în corelație cu numărul de rate si, în final, opțiunea “Închis”.