Casa-Banca-Deconturi

Operaţiunile de trezorerie presupun introducerea datelor pentru registrul de casă, jurnalul de bancă, deconturi. Pentru fiecare dintre acestea, în program se regăsește un ecran dedicat, atât pentru operațiunile în lei, cât și pentru cele în valută, cu modul de operare asemănător, astfel că vor fi prezentate împreună.

Ecranul conţine două tabele (zone) pentru introducerea datelor:

tabelul din partea superioară- permite introducerea datei de operare, restul informaţiilor fiind preluate automat în baza informațiilor anterior operate și în baza înregistrărilor din tabelul privind detaliile.
tabelul privind detaliile- în care se introduc articolelor contabile și sumele plătite/încasate.

Modul de operare

Înaintea operării datelor în cele două tabele se va alege contul de trezorerie în care se vor înregistra operaţiile. Lista devine activă şi permite alegerea unui cont diferit cel implicit (5311/5314, 5121/5124 sau 542), doar dacă la acestea s-au creat analitice în prealabil în nomenclatorul planului de conturi.

Este recomandată crearea de analitice pentru:
✓contul 5311/5314- dacă există mai multe puncte de lucru, fiecare cu registrul de casă propriu sau dacă se lucrează cu mai multe valute, se creează câte un analitic pentru fiecare punct de lucru sau pentru fiecare monedă utilizată;
✓contul 5121/5124- dacă există mai multe conturi deschise la bănci comerciale diferite sau dacă există conturi deschise în valută, se creează câte un analitic pentru fiecare bancă cu moneda aferentă;
✓contul 542- pentru fiecare persoană beneficiară a sumelor avansate spre decontare, se creează câte un analitic distinct.

Sfat: Chiar dacă momentan aveţi un singur cont deschis la o singură bancă, configurați pentru acesta un analitic al contului 5121/5124, uşurându-vă astfel munca pentru cazul în care ulterior veţi avea conturi deschise la mai multe bănci şi doriţi trecerea în analitic a acestora.

În tabelul din partea superioară a ecranului se va completa doar data. Restul informațiilor vor fi preluate din datele anterioare (dacă există) și din informațiile completate în tabelul din partea inferioară a ecranului.
După alegerea contului de trezorerie și completarea datei în tabelul superior se poate trece la înregistrarea tranzacțiilor din ziua respectivă.

Semnificația coloanelor și modul de completare:
- Nr. doc. - se va completa numărul documentului.
- Cont debit și Cont credit - unul dintre conturi (debit/credit) nu poate fi altul decât contul de trezorerie, programul completându-l automat.
- Suma - se va completa suma totală.
- TVA I/P - acest câmp se va completa automat, dacă sunt efectuate plăți/încasări aferente facturilor cu TVA la încasare.
- Explicație - opțional, se vor completa detalii suplimentare.

În ecranele dedicate operațiunilor în valută, se regăsesc și coloanele în care se înscriu informațiile specifice (suma în valută, moneda, cursul valutar).

Observație:

În cazul operării plăţilor către furnizori sau a încasărilor de la clienţi, prin aceste ecrane trebuie ales, din panoul "Detalii", terțul și înregistrarea pe care se va distribui suma plătită/încasată. Astfel, în coloana <cont> se poate completa contul sintetic 401 sau 4111, după caz, iar, după alegerea terțului, din panoul "Detalii", contul sintetic se va modifica automat în contul analitic aferent terțului ales.
Dacă suma încasată/plătită acoperă una sau mai multe din facturi, din panoul "Detalii" se poate bifa rubrica "Integral", iar dacă acoperă doar parţial, se poate completa suma operată/facturată în coloana "Achitat" şi programul va recalcula restul de plată pe factură. Suma încasată/plătită va apărea în caseta text "De încasat"/"De plătit". Caseta text "Suma rămasă" va arăta cât anume din suma încasată/plătită mai este de distribuit pe facturi. Rezultatul distribuirii este corect atunci când suma rămasă este 0.

Butoane funcționale

Butoanele cu funcții comune cu a altor ecrane, au fost prezentate în secțiunea Consideratii generale. Butoanele regăsite doar în acest ecran sau cu funcții specifice, vor fi prezentate în continuare:

- permite importul de extrase de cont din fişierele generate de aplicaţiile de tip homebank ale băncilor, sistemelor de plată on-line sau firmelor de curierat, precum și importul fișierelor XML conform formatului prezentat în secțiunea Import date.

B import Ecommerce si extrase - vizibil doar în ecranul "Jurnal de bancă" permite importul extraselor online pentru Libra Bank si DPD. Datele de conectare vă pot fi comunicate de bancă, respectiv de furnizorul serviciului de plăți.

B monetar - existent în ecranul "Registru de casă", permite efectuarea monetarului.

B detalii - în cazul operării plăţilor către furnizori sau a încasărilor de la clienți, acest buton va deschide panoul din care se va putea selecta terțul și înregistrarea pe care se va distribui suma plătită/încasată

După efectuarea înregistrărilor și salvarea acestora, se pot apela butoanele funcționale poziționate în partea de jos a ecranului, și anume:

Casa banca 1 / Casa banca 2 - permite tipărirea pe ecran sau la imprimantă a registrului de casă, jurnalului de bancă sau a jurnalului de deconturi, în funcţie de ecranul în care vă aflaţi. Tipărirea poate fi făcută fie numai pentru data selectată din tabel fie pentru o perioadă de timp.

Casa banca 3 - buton apelabil numai din registrul de casă, permite listarea pe chitanţe tipizate.

Casa banca 4 - buton apelabil numai din jurnalul de bancă, permite listarea ordinului de plată cu sau fără cod de bare. De asemenea, permite preluarea în OP a contului şi a băncii înscrise în una din cele două casete din ecranul de "Configurare societăți", implicit este selectat primul cont.

Casa banca 5 - permite generarea, atât din registrul de casă, cât și din jurnalul de bancă a contractului de creditare fiind poziționat pe înregistrarea aferentă. Datele administratorului vor fi preluate automat din pagina aferentă declarației 300- "Alte informații", iar datele creditorului vor putea fi completate după apăsarea butonului.

Casa banca 6 / Casa banca 7 - apelabil numai din registrul de casă. Permite listarea dispoziţiilor de plată/încasare către caserie. Pentru a putea lista corect aceste dispoziţii, trebuie poziționat cursorul pe înregistrarea care necesită întocmirea unui asemenea document, iar la explicaţii să se înscrie numele beneficiarului/deponentului sumei (de exemplu: dacă se achită persoanei fizice Popescu Ioan o sumă pentru care trebuie întocmită dispoziţie de plată către caserie, se completează la explicaţie numele acestei persoane).

Casa banca 9 - buton apelabil numai din registrul de casă. Tipăreşte notă de transfer numerar. Este utilă în special celor care deţin puncte de lucru distincte cu caserie proprie şi între care se transferă numerar.

Casa banca 8 - buton apelabil doar din ecranul "Deconturi". La poziționarea pe înregistrarea aferentă, permite generarea decontului de cheltuieli.

Observații:

Dacă facturile nu sunt achitate corect, Situația furnizorilor / Situația clienților va fi denaturată, dar nu vor fi afectate înregistrările contabile. Pentru a remedia, se completează suma corectă în coloana "Neachitat la zi" din aceste ecrane.
Programul nu permite salvarea unei plăți/încasări pentru un terț cu facturi în sistemul TVA la încasare care nu sunt asociate corect.
La introducerea operaţiilor, unul dintre conturi (debit/credit) nu poate fi altul decât contul de trezorerie, programul completându-l automat.
Dacă se dorește înregistrarea prin aceste ecrane a anumitor operațiuni prin alte conturi decât cele implicite menționate cu analiticele aferente (exemplu: contul 5125), pentru afișarea în listă este necesară completarea acestora în ecranul "Configurare societăți"- Conturi automate.
În cazul în care au fost introduse plăţi sau încasări la documente operate prin ecranele de intrări sau ieşiri, utilizând butoanele "Plată"/"Încasare" din acestea, acele operaţii se vor regăsi în lista de detalii a contului utilizat pentru plată/încasare.

Vezi şi: