Import date

În această pagină se va adauga, spre importul datelor, arhiva generată cu ajutorul ecranului Intretinere BD, dintr-o altă locație.

Pentru efectuarea importului se va alege arhiva şi se va completa intervalul calendaristic din care se vor importa datele. După salvarea datelor, din tabelul situat în partea dreapta, se vor putea selecta modulele dorite, în cazul în care importul se efectuează selectiv. Totuși, programul va selecta automat toate tabelele aflate în corelație cu cele alese de utilizator.

Butoane funcționale:

-  selectează toate modulele pentru import.

-  selectează doar modulele pentru contabilitate.

-  selectează doar modulele pentru personal/salarizare.

-  selectează doar modulele pentru stocuri.

-  deselectează toate modulele.

-  deschide tabelul în care vor fi afișate înregistrările ce urmează a fi importate.

-  va efectua importul.

-  anulează importul, dar, în anumite situaţii, pot ramâne documente neşterse.

Observații:

• Versiunile de program să fie identice pe calculatoarele pe care se execută operaţiile de import/export pentru a nu apărea probleme de incompatibilitate a datelor.
• În prealabil importului, programul va efectua o salvare a bazei de date existente. În cazul în care în urma importului nu se obține rezultatul dorit, se va putea reveni la situația inițială prin restaurarea bazei de date salvată automat. Aceasta va putea fi identificată în ecranul "întreținere BD"-"Restaurare"-"Arhive locale".
• Dacă importați de două ori aceeași perioadă, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).
• Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenţi, activităţi, grupe de furnizori, clienţi, articole se importă exclusiv în functie de codul intern. De aceea, în toate locaţiile implicate în transferul de date trebuie sa fie realizată aceeași configuraţie de coduri sau să nu existe suprapuneri (la acelasi cod - înregistrări diferite).
• Listele de furnizori și clienți sunt importate în funcţie de codul fiscal. Dacă un cod fiscal există în baza de date, terţul nu se mai importă. Dacă la același cod intern apar coduri fiscale diferite, terțul se recodifică automat (se completează un "T" sau cu indicele de filială, dacă există, înaintea codului importat).
• Lista de articole se importă în functie de codul intern și denumire. Dacă la același cod denumirile diferă, articolul va fi recodificat (se completează un "T" sau cu indicele de filială, dacă există, înaintea codului importat).
• Lista de salariaţi se importă în functie de CNP. Dacă la acelaşi cod difera CNP-ul, salariatul va fi recodificat (se completează un "T" sau cu indicele de filială, dacă există, înaintea codului importat).
• Este recomandat să se folosească opțiunea "Indice de filiala", situată în ecranul "Configurare societati">Setari diverse, pentru fiecare locaţie din care se aduc datele. Această opțiune permite organizarea mai eficientă a nomenclatoarelor, diferenţiind codurile prin completarea unui indice înaintea acestora.
• La filială nu trebuie sa fie efectuată nicio închidere intermediară din ecranul "Inchidere lună", pentru luna la care se refera operația. Închiderea se va efectua la locul unde se realizează importul.

Această pagină permite importul fișierelor de tip DBF generate cu ajutorul ecranului Export date și a fișierelor de tip DBF sau XML generate din alte aplicații, dar care respectă structura prezentată mai jos.

Pentru efectuarea importului se va alege calea catre fișierele ce urmează a fi importate. Tabelul afişat va fi populat cu pozițiile aferente fișierelor ce urmează a fi importate.

Se va putea opta pentru modul de sincronizare, din câmpul dedicat. Dacă nu se completează această coloana, se importă toate pozițiile. Altfel, sincronizarea se realizează după campul selectat. De exemplu, dacă sincronizarea se face după "Nr.+data", se vor importa doar documentele cu număr şi dată care nu există deja în baza de date.

De asemenea, se poate opta pentru actualizarea pozițiilor existente deja din nomenclatoare, conform cu informațiile din fișierul importat, prin bifarea câmpului corespunzător.

Butoane funcționale:

-  va efectua importul propriuzis.

-  deschide tabelul în care vor fi afișate înregistrările ce urmează a fi importate.

-  anulează importul. Pentru anularea importului de intrări şi ieşiri, validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.
-  în cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată se folosește acest buton. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.

Observații:

• Înainte de import, efectuați o salvare a bazei de date.
• Facturile în format XML se vor importa în ecranul "Intrari" când codul fiscal al firmei se regăsește la eticheta ClientCIF din XML și în ecranul"Ieșiri" când se găsește le eticheta FurnizorCIF. Articole se vor putea identifica după codul de bare sau codul propriu dacă acestea se regăsesc în XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip "Nedefinit". Gestiunea completată va fi cea implicită.
• Dacă fișierele ce urmează a fi importate sunt arhivate, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris în secțiunea structura fisierelor acceptate pentru import, prezentată mai jos.
• După cum am prezentat în secțiunea Export date, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi/ sau a ieşirilor, precum și a articolelor contabile, acestea din urmă trebuiesc exportate/ importate fără articolele referitoare la intrări/ ieşiri.
• Dacă introduceți o coloană numită „NR. DOC” în fișierul de import de articole contabile (regasiți mai jos structura aferentă), care să conțină numărul documentului plătit/încasat, programul va asocia plata facturii respective. Factura trebuie sa fie operată pe contul de terț din fișierul de import și să aibă suma neachitată mai mare sau egală cu suma plătită/ încasată. Dacă nu  aveti această coloană în fișierul de import, corelațiile dintre facturi și plăți/încasări este necesar să fie refăcute din ecranul Situație furnizori/clienți, butonul "Reglare...".
• Nomenclatoarele se importă exclusiv în functie de codul intern. De aceea, în toate locațiile implicate în transferul de date trebuie sa fie realizată aceeași configurație de coduri sau să nu existe suprapuneri (la acelasi cod - înregistrări diferite).