Preluare solduri tertilor

Indiferent de momentul în care se preiau datele, pentru a putea prelua corect facturile neachitate/neîncasate, primul pas este să vă pregătiţi o situaţie analitică a acestora sub forma:

unde, totalul coloanei "Suma neachitată"= soldul furnizorilor/clienţilor.

Apelaţi ecranul "Preluare date contabile". La preluarea datelor, introduceţi datele în conturile sintetice 401/4111 şi validaţi preluarea.

Exemplu: Utilizând datele pentru furnizori, procedura pentru clienţi fiind similară:

a. Preluarea se face cu data de 01.01.N

Societatea are o datorie faţă de furnizori (sold creditor al contului 401) în sumă de 2000 lei defalcată astfel:

La preluarea datelor, nu se vor crea analitice, ci se vor completa la contul 401, coloanele credit iniţial an şi credit precedent cu suma de 2000 lei.

Observaţie:

• Situația prezentată mai sus trebuie să cuprindă valoarea neachitată a facturilor. Dacă de exemplu valoarea iniţială a facturii 10000 a fost de 1200 lei, din care până la data preluării s-a achitat suma de 200 lei, în situaţia pregătită va trebui să înscrieţi valoarea rămasă de plată pentru această factură, adică 1000 lei.

b. Preluarea datelor se face cu data de 01.03.N

Societatea are următoarele date la contul 401:

• sold creditor la 01 ianuarie - 500 lei;
• rulaje creditoare cumulate ianuarie+februarie - 3000 lei;
• rulaje debitoare cumulate ianuarie+februarie - 1500 lei;
• sold creditor la sfârșitul lunii februarie - 2000 lei.

Pentru simplificare, defalcarea datelor o considerăm similară celei din tabelul anterior.

La preluarea datelor, nu se vor crea analitice, ci se vor completa datele la contul 401, astfel:

• credit iniţial an - 500 lei;
• debit precedent - 1500 lei;
• credit precedent - 3500 lei (sold început an + rulaje lunare cumulate).

După terminarea introducerii tuturor soldurilor şi verificarea corectitudinii acestora, validaţi preluarea datelor.

Apelaţi ecranul de înregistrare a intrărilor/ieșirilor, din meniul "Operaţii">>"Intrări"/ "Ieșiri" și introduceţi pentru fiecare factură aflată în sold câte o înregistrare.

Detalii despre introducerea facturilor de intrare găsiţi aici:  Intrari - lei, iar despre facturile de ieşire aici:  Iesiri - lei.

Exemplu de operare în ecranul "Intrări"- utilizând datele facturii nr. 10000/29.11.N-1 cu valoare neachitată de 1000 lei:

Observaţii:

• Denumirea articolului poate avea orice explicaţie: Marfă, Servicii, Sold, etc.
• Puteți folosi orice cont, dar nu din clasa 8.
• Data facturii, după cum se observă şi în imaginea anterioară este data emiterii acesteia, presupunând că data începerii utilizării programului este 01.03.2021.
• Odată cu introducerea facturilor neachitate se vor crea şi furnizorii şi implicit conturile analitice a acestora. Similar se va proceda și în cazul facturilor operate în ecranul "Ieșiri".

La validarea acestor facturi, programul va genera următorul mesaj:

Confirmați mesajul afișat și introduceți toate facturile.

După terminarea introducerii tuturor facturilor neachitate/neîncasate şi validarea lor, se apelează din nou meniul principal "Administrare">>"Configurare societăţi"- "Preluare date contabile" şi se devalidează preluarea.

Se apasă butonul   pentru preluarea automată din facturile de preluare a sumelor aferente analiticelor terților.

Datele introduse la conturile sintetice 401/4111 se modifică astfel:

În cazul preluării datelor cu 01 ianuarie:

• la contul sintetic 401/4111 se vor completa cu zero toate coloanele;
• se vor completa corect coloanele credit iniţial an şi credit precedent la fiecare analitic al acestor conturi.

Ţinând seama de datele utilizate anterior vom avea următoarea situaţie:

Iniţial:

După introducerea facturilor în analitic, prin ecranul de intrări, se vor modifica datele în ecranul de preluare astfel:

În cazul preluării datelor cu 01 martie:

• la contul sintetic 401/4111 se vor completa cu zero toate coloanele;
• se vor completa corect coloanele credit iniţial an şi credit precedent la fiecare analitic al acestor conturi.

Ţinând seama de datele utilizate anterior vom avea următoarea situaţie:

Iniţial:

După introducerea facturilor în analitic, prin ecranul de intrări, se vor modifica datele în ecranul de preluare astfel:

După cum se observă, în contul sintetic 401 vom avea ca valori cumulate pe debit/credit aceeaşi valoare, iar soldul l-am repartizat pe analitice.

La terminarea introducerii datelor se va revalida preluarea datelor. 
Procedura este similară în cazul facturilor emise către clienţi, cu respectarea funcţiilor contabile a contului 4111.